各二级学院、各部门：

院长办公会会议纪要是记载会议议定事项的重要文件，也是职能部门传达会议精神，落实学院决策的重要依据。为进一步规范会议纪要制发与保管工作，经院领导同意，现就有关事项通知如下：  

一、与会人员要切实增强大局意识和责任意识，妥善保管会议纪要，不得借予他人传阅、复印。任何部门及个人因工作需要查阅，可至院长办公室办理相关手续；  

二、会议纪要制发时需统一登记编号，加盖专用印鉴。会议纪要由专人负责送达，并履行签收手续；  

三、会议纪要全文印发会议出席人员。对会议列席部门和人员，则印发所涉议题内容；  

四、职能部门提交上会的议题，须提前准备纸质材料，并视情复印。议题结束后，材料即留于会议记¼人处，供存档备查；  

五、党政联席会议、重要专题会议等会议纪要的制发与保管工作参照本规定执行；  

六、本通知自下发之日起执行。  

                                          钟山职业技术学院院长办公室  

                    2018年6月19日